Chercher, recouper, ressaisir : ce n'est pas le savoir-faire qui manque, c'est que l'information est éparpillée. Voici la même journée, aux mêmes moments, avec une question à la place d'une demi-journée de recherche.
Six métiers, six journées. Chacune se lit moment par moment ; l'exemple en bas de carte est une question posée telle quelle.
Vous portez toutes les casquettes de la maison. Voici ce que devient chacune d'elles.
Direction
Lundi matinLa synthèse de vos emails de la semaine vous attend déjà dans le chat, classée par thème. Vous enchaînez sur le point qui vous intéresse.
Avant le comitéLe chiffre que vous alliez demander à trois personnes : une question, croisée entre vos fichiers Excel et votre ERP, avec le graphique dans la réponse — et, quand la question l'appelle, l'analyse : ce qui bouge, ce qui est laissé hors du calcul, une piste chiffrée.
Après la réunionVous rassemblez les points dans le chat : l'assistant en compose le compte rendu, qui s'exporte en Word ou en PDF à vos couleurs et avec votre logo.
« Nos encaissements des trois derniers mois sont-ils en retard ? Qui relancer, et pour combien ? »
Comptabilité et finance
Quand le courrier arriveLa facture reçue en pièce jointe devient interrogeable dès la synchronisation de votre boîte — et se télécharge depuis la réponse.
En cours de moisTotaux, retards, moyennes : vos tableurs répondent, et se croisent avec l'ERP quand la question l'exige.
En fin de moisL'export Excel arrive mis en forme, les montants en vraies valeurs numériques — triables, additionnables, sans ressaisie.
« Quelles factures restent impayées au-delà de 60 jours, et pour quel montant ? »
Option
Achats et approvisionnement
À chaque facture fournisseurUn PDF qui revient toujours pareil, même scanné, se lit tout seul : les mêmes champs, au même endroit. Ce qui est douteux n'est jamais écrit : il part en revue, et c'est vous qui tranchez.
Avant de commanderLe délai, la remise, la pénalité : ce que dit le contrat signé, avec le document cité.
En fin de trimestreLe total par fournisseur se demande ; il ne se recompte plus.
« Total facturé par ce fournisseur ce trimestre ? »
Commercial
Avant le rendez-vousLes engagements pris dans le contrat signé, retrouvés en une question, avec le document d'où ils viennent.
Au retourLe devis de l'an dernier est repris pour le nouveau client — nouvelle date, une ligne de plus — sans que la mise en forme bouge. Le brouillon vous revient, à relire.
En déplacementDepuis l'icône posée sur l'écran d'accueil du téléphone : même question, même réponse.
« Quels délais avons-nous promis à ce client dans le contrat signé ? »
Ressources humaines
Quand on vient vous demanderCe que prévoit le règlement intérieur ou la procédure, cité avec le document d'origine — plus rien à retrouver de mémoire.
Sur ce qui est sensibleUn document importé par votre équipe ne sort pas de votre équipe : seuls ses membres et la direction le voient. Et vos emails restent visibles de vous seul, quel que soit le rôle de l'autre.
Pour la note à diffuserLa synthèse se compose à partir de ce que vous avez rassemblé dans le chat, à la charte de la société — et vous la relisez avant diffusion.
« Que prévoit notre règlement intérieur sur les congés exceptionnels ? »
Opérations et logistique
À la réceptionLes bons de livraison scannés sont lus, même sans une seule ligne de texte sélectionnable dans le PDF.
En cours de journéeL'état d'un stock, croisé entre le fichier de suivi et l'ERP, avec le graphique dans la réponse.
Quand ça coinceLa procédure applicable, citée avec sa source, plutôt qu'un souvenir approximatif.
« Que dit notre procédure en cas de litige avec le transporteur ? »
Le secrétariat, c'est vous
Quand vous cherchez un papierWord, Excel, PDF — même scanné : la réponse arrive avec le nom du document dont elle vient. Et quand aucun document ne permet de répondre, on vous le dit au lieu d'inventer.
Quand il était en pièce jointeVotre boîte Gmail ou Outlook est connectée en lecture seule, pièces jointes comprises : vous les interrogez, et vous les téléchargez.
Le lundi matinLa semaine d'emails est déjà résumée par thème, et vous enchaînez sur ce qui compte.
« Retrouve-moi l'attestation d'assurance reçue l'an dernier. »
La comptabilité, c'est vous
Quand vous faites vos comptesVos tableurs répondent aux totaux, aux comptages et aux moyennes — et le graphique arrive avec la réponse.
Quand le chiffre est dans un mailUn tableur reçu en pièce jointe se calcule comme les autres.
Quand il faut sortir un documentWord, Excel ou PDF à vos couleurs — avec votre logo en tête des Word et des PDF.
« Combien ai-je encaissé ce trimestre, mois par mois ? »
Le commercial, c'est vous
Pour un nouveau clientVotre devis existant est repris tel quel, avec les nouvelles informations, sans que la mise en page bouge. Le brouillon vous revient, à relire avant envoi.
Quand on demande vos conditionsCe que disent vos propres documents, cité — jamais une réponse arrangeante.
Sur la routeL'icône sur l'écran d'accueil du téléphone, et une notification quand un traitement est prêt.
« Reprends ce devis pour ce client, à la date d'aujourd'hui, avec une ligne de plus. »
Options
Le standard, c'est vous
Le dimanche soirSur le WhatsApp Business de votre activité, les premières questions trouvent leur réponse dans vos documents — pendant que vous êtes ailleurs.
Quand ça devient sérieuxVous reprenez la main d'un clic : le bot se tait, et votre interlocuteur est prévenu qu'un humain lui répond.
Sur votre siteUne bulle répond aux visiteurs à partir des seuls documents que vous lui confiez, jamais de vos données internes — celle en bas de cette page en est l'exemple. L'une comme l'autre se met en service avec nous. Voir les deux options.
« Livrez-vous à Tanger ? » — posée un dimanche soir.
L'assistant ne répond qu'à partir de vos propres sources : quand aucun document ne permet de répondre, il le dit plutôt que d'inventer. Vos boîtes email sont connectées en lecture seule — jamais un message envoyé à votre place. Et tout document composé ou adapté vous revient en brouillon, à relire avant usage.
Vos clients aussi posent des questions : deux options — Réponses WhatsApp et Chatbot sur votre site, avec mise en service accompagnée — répondent en votre nom à partir des documents que vous choisissez. Voir les deux options.
anasseh.com